مدیریت زمان

۲-۲-۱-اهمیت مدیریت زمان

برای یک مدیر در سازمان رسیدن به اهداف آن سازمان با کمترین ضایعات و بیشترین تولید و ارائه خدمات در مدت زمان کمتر ، کار مهمتر دیگری را نمی توان برشمرد . رسیدن به این اهداف با استفاده بهینه و مطلوب از امکانات و منابع موجود امکانپذیر می باشد.  در صورت عدم دستیابی به این اهداف درسازمانهای اقتصادی و تولیدی ضررهای مادی و مالی پیش بینی میشود که قابل برگشت است.  ولی آیا بعد از اجرای یک برنامه آموزشی نامناسب و یامدیریت غیر اثربخش یک مرکزآموزشی ، می توان زمان و عمر طی شده افراد را دوباره برگرداند؟

لوئیس(۱۳۸۱)،معتقداست: درجامعه کنونی که افراد تحت هر گونه فشار هستند ، مدیریت و برنامه ریزی کار آمد زمان فقط یک امر مفید نیست ، بلکه به یک امر ضروری و اجتناب ناپذیر بدل گشته است ، که رسیدن به اهداف زیر به کسب این مهارت بستگی دارد:

۱-دستیابی به اهداف شخصی در زندگی

۲-رسیدن به اهداف در سر موعد تعیین شده

۳-کاری پر ثمر و رضایت بخش بجای کاری پرتنش و بی فایده(ص۹).

زمان ، همیشه به عنوان یک منبع مهم قلمداد شده است . اکثر مردم عادت کرده اندکه اتلاف وقت را بیشتر به گردن دیگران بیاندازند و خودشان را در آن مقصر ندانند . آنها همواره به تجهیزات و لوازم بهتری نیاز دارند ، مردم باید بهتر با هم در ارتباط باشند ، نباید در کار ها وقفه ایجاد کنند و غیره … .   افراد از کمبود وقت ، بیشتر به عنوان پوششی استفاده می کنند که فقدان برنامه ریزی یا دور اندیشی ، تاخیرها و فقدان ضرب الاجل های تعیین شده قبلی در کارشان را از نظر دور می دارد . اما واقعیت این است که بشر در یک دنیای آرمانی زندگی نمی کند و بدین ترتیب مجبور است با زمان و دیگر منابعی که در اختیار دارد به بهترین نتایج دستیابد .

سازمان یافته بودن در فضا یا در زمان موضوعی است صرفاً درباره آماده بودن درباره این احساس که نبض کارها را در اختیار دارید ، به طوری که می توانید از همه فرصت هایی که زندگی به شما می دهد و از همه مشکلاتی که در این رهگذر سر راه تان سبز می شود ، به نحو احسن استفاده کنید .  وقتی به مهارت های مناسب در مدیریت زمان دست پیدا می کنید ، به جای اینکه مقهور زمان و مشکلات شوید ، آنرا جشن می گیرید و از آن به سود خود استفاده می کنید .  می دانید چه چیزی را انتخاب کنید و متمرکز هستید(مورگناسترن،۱۳۸۰،ص۶).

احمدی(۱۳۸۳)به نقل از دراکر معتقد است:   « هر کس که نتواند زمان خود را مدیریت کند ، هیچ چیز دیگری را نمی تواند مدیریت کند » به اعتقاد وی رعایت نکات ذیل در مدیریت زمان الزام یاست :

انباشته نکردن کارها

با یک دست دو هندوانه برنداشتن

عدم دخالت در ریزه کاری ها

کارهای نا خواسته را به تاخیر انداختن

اختصاص وقت برای اندیشیدن

تنظیم کارهای نوشتاری

تنظیم نشست ها و مسافرته ا (ص۱۸۸).

یکی از سوالات اساسی در باب مدیریت زمان ، این است که آیا وقت هم نیاز به مدیریت دارد یا نه ؟ و اگر نیاز دارد به چه علت است ؟  وقت یکی از سرمایه های زندگی است و هدر دادن این سرمایه خلاف عقل و قوانین دین می باشد ، به همین دلیل باید وقت و عمر را مهار نمود و باتوجه به اصول و ضوابط خاص خود ، در مسیر اهداف عادی و عالی از آن بهره گیری نمود.

نیلیپور(۱۳۸۶) معتقد است : افراد به علل مختلفی به مدیریت زمان نیاز دارند ، چرا که:

عمر و زمان قابل بازگشت نیست.

گذشت زمان ، محسوس و ملموس نیست.

زمان با هیچ چیز قابل معاوضه نیست ، حتی با سرمایه های کلان مادی ، چون با وقت می توان آنرا بدست آورد ولی با سرمایه های مادی نمی توان وقت راحاصل نمود .

اوقات فراغت رامیتوان بهینه کرد.

وقت و عمر جانشین پذیر نیست.

زمان وحشی و پرنده است و مهار آن یک هنر بزرگ است.

یک ساعت می توان سعادت و شقاوت یک عمر را در پی داشته باشد.

مفاخر و انسان های موفق با استفاده از همین زمان هایی که در اختیار ما هست به تعالی روحی رسیده اند.

امور و کارهای متعدد و متنوعی به عهده ی ماست که رسیدگی به آنها محتاج مدیریت زمان است.

مدیریت زمان ، پایه و اساس رشد و نیاز اولیه برای برنامه ریزی موفق است(صص۱۲-۱۱).

.

 

جدول (۲-۱) عوامل اتلاف وقت علل و راههای مقابله با آنها

ردیف عامل اتلاف علل راه حل
۱ مغشوش بودن مسئولیت با اختیار – ناتوانی در تعیین دقیق مسئولیت های خود

– تداخل کارها

– مسئولیت بدون اختیار

– تنظیم فهرست مسئولیتها و به تصویر رساندن آنها

– شناسایی کارهای تکراری و حذف آنها

– تاکید بر مسئولیت مناسب (متعادل یا اختیار)

۲ مراجعین پیش بینی نشده – فقدان برنامه برای در دسترس نبودن خود

– انتظار افراطی از مرئوسین برای ارجاع همه امور به شما

– ناتوانی در خاتمه دادن

– توجه داشته باشید که منظور از باز بودن آن به روی کسانی است که نیازمند یاری می باشند. این موارد با بکار بندید:

اختصاص زمانی برای آرامش (نپذیرفتن مراجعین)، گزینش تعداد معدودی از متقاضیان برای ملاقات تمهید یک مکان اختصاص برای خود در محل کار (عدو حضور دائم در دفتر خود).

– امور را به نحو موردی (و نه دائمی) بررسی و اداره کنید.

– دیگران را در خارج از دفتر کارتان به حضور بپذیرید.

۳ تصور نادرست از برنامه ریزی – عدم اطلاع از اهمیت موضوع

– بی فایده انگاشتن برنامه ریزی با این تصویر که تنها معدودی از روزها مهم و حیاتی هستند.

– برنامه ای را در ذهن داشتن ولی آن را برای نوشتن مهم ندانستن

– توجه داشته باشید هر یک ساعتی که صرف برنامه ریزی موثر شود هنگام اجرا چهار ساعت برایشان ذخیره می کند و نتایج بهتری نیز به بار می آورد.

– بدانید که اکثر مدیران هر روز بر اساس همین فرض نادرست، وقت خود را تلف می کنند.

– توجه داشته باشید که هیچ حافظه ای مصون از خطا نیست و فهرست کارهای لازم الاجرا نیز وقتی کامل است که در آن اولویتها و ضرب الاجل معین شده است.

۴ کارکنان ناکافی – فقدان آموزش کارکنان موجود

– محدودیت بودجه

– بدانید که بدون داشتن کارکنان ذیصلاح احاطه موثر امور ناممکن است. آموزش کارکنان را در اولویت قرار دهید.

– با انجام تحلیل هزینه سود، نشان دهید که کارکنان اضافی چه کاری را و با چه هزینه ای انجام می دهند.

۵ اطلاعات ناقص – فقدان سیستم

– فقدان اختیار

– ابتدا معین کنید چه اطلاعاتی مورد نیاز است، سپس نسبت به در دسترس بودن قابل اتکا بودن و وصول به موقع آن اطمینان حاصل کنید.

– ابتدا اختیار لازم را بدست آورید.

۶ فقدان انضباط شخصی – فقدان اهداف یا معیار

– عدم پیگیری

– ناتمام گذاشتن کارها

– تعیین اهداف در حوزه های اسلامی معطوف به نتایج مورد نظر بسط معیارها (یعنی شرایطی که در آن امور به خوبی انجام می شوند)

– بدانید که دیگران کاری را انجام می دهند که شما آن را بازرسی می کنید خود شما نیز چنین هستید.

– پیش از کنار نهادن کارها آنها را به اتمام برسانید؛ به هر کاری یک بار بپردازید و در همان بار اول آن را تمام کنید.

۷ ناتمام گذاشتن وظایف فقدان اهداف، اولویت ها و ضرب الاجلها

پرداختن به امور فوری

آشفتگی میز کار

تعیین اهداف و تنظیم آنها بر حسب اهمیت تعیین ضرب الاجلها برای وظایف مهم

بدانید که کارهای فوری به ندرت همان قدر اهمیت دارند که در نظر می آیند.

در برابر تمایل خود نسبت به واکنش نشان دادن بیش از مقاومت؛ زیرا این امر موجب انقطاع در انجام سایر وظایفتان می شود.

۸ بی نظمی شخصی منیت بی نظمی از نظر بعضی افراد نشانه پر کاری اهمیت داشتن و خطیر بودن مقام شخص است

نگرانی نسبت به از دست دادن کنترل

ترس از فراموشی

توجه داشته باشید که تراکم کارهای کتبی می تواند نمایانگر تردید طفره رفتن تزلزل و اشتباه گرفتن اولویتها نیز باشد.

استفاده از برگه های طرح برنامه برای انجام کنترل بهتر بجای نگهداری همه بر روی میز

استفاده صحیح از جدول زمانبدی و برنامه تماسها جایگزینی عالی برای حافظه است. نیازی نیست که امور قابل بازیابی به خاطر سپرده شوند.

۹ ضعف در برقرار ارتباط با دیگران استفاده از مجرای غلط

تفاوت های ارزشی افراد

فقدان ارزیابی واکنشها (بازخورد)

انتخاب مجرای صحیح (تلفن، نامه، یادداشت، گردهمایی و کنفرانس)

توجه داشته باشید که تجربه و محیط پیشینه های متفاوتی رادر افراد برای ارتباطات پدید می آورد.

برای اطمینان یافتن از حصول تفاهم و درک متقابل واکنشهای طرف مقابل را بازخورد بسنجید و سپس در صورت لزوم به اصلاح و جبران آن بپردازید.

۱۰ مصاحبت و خوش و بش کردن با دیگران نیاز به ایجاد تنوع و روال انجام کار یا محیط کار

تمایل به اطلاع از اوضاع

تصور اینکه این کار برای حرفه شما مهم است

کنترل انگیزه خود و مراعات حال دیگران در زمان پرداختن به این انگیزه مزاحم دیگران نشدن رفع خستگی در محلی که کسی در آنجا مشغول کار نیست.

برنامه ریزی برای کسب اطلاعات ضروری بر اساس مبنایی منظم.

تمایز قایل شدن میان حفظ مجاری ارتباطات و مصاحبتهای غیر ضروری

(مکنزی، دامهای زمان، ترجمه خاکی، ۱۳۸۲، صص ۱۲۲-۱۲۰)

۲-۲-۴-هدف واقعی مدیریت زمان

اگر فردی به دلیل گرفتاریهای کاری فرصت انجام کارهای روزمره خود را نیابد و به شخص دیگری پول بدهد تا مثلاً مایحتاج زندگی اش را تهیه کند، این امکان چه امتیازی را در اختیار او می گذارد. آیا در وقت خود صرفه جویی کرده، آیا آزادی بیشتری برایش فراهم نموده است؟ در حقیقت ما آمده ایم یک کار را با کاری دیگر معاوضه کرده ایم تا مدت بیشتری در محل کار خود بمانیم این امر آرامش فکری و جسمی برای ما به ارمغان نخواهد آورد در این مورد اشکال چیست؟

آیا کمبود وقت است؟ می توان گفت در صورتیکه از وقت هر فرد استفاده مطلوب بعمل آید، وقت داده شده به هر فرد می تواند کافی باشد.

مشکل اساسی فرد با توجه به امکانات موجود کمبود وقت نیست بلکه نحوه بکارگیری و انتخاب فرد از وقت موجود می باشد. بسیاری از مردم مقصود اصلی مدیریت زمان را نمی دانند. در حالیکه اگر از روشهای صحیح مدیریت زمان استفاده نمایند، می توانند حداقل یک ساعت و گاهی حتی دو ساعت در وقت روزانه خود صرفه جویی کنند.

بر این اساس ابراهیمی معتقد است که تحقیقات بعمل آمده در سراسر دنیا نشان می دهد که افراد روشهای صحیحی برای استفاده مطلوب از وقت خود بکار نمی برند. در ایران نیز قریب ۶۰% از افراد روشهای مناسبی را برای استفاده از وقت ندارند.

به اعتقاد مکنزی (۱۳۷۵) ارزش مدیریت زمان در این نیست که فرد هر لحظه از وقت خود را کنترل کرده ببیند در چه کاری صرف می شود. زیرا زمان قابل کنترل و اداره نیست. بلکه مفهوم واقعیت آن این است که در این لحظه از زمان چه می تواند بکند و چگونه از وقتی که در اخیار دارد استفاده کند.

افراد حتی نمی توانند تصمیم بگیرند از زمان استفاده بکنند یا نکنند بلکه فقط می توانند نوع استفاده از آن را مشخص نمایند. ارزش مدیریت زمان در این است که فرد شیوه هایی را بکار ببرد که با استفاده از آن روشها اساس زندگی را بهبود ببخشد. آنچه که از مدیریت زمان بدست می آید وقت اضافی نیست بلکه زندگی بهتر و مطلوب تر است. به بیان دیگر مدیریت موثر وقت به معنای حصول حداکثر بازدهی از زمانی است که در اختیار هر کس می باشد.

قدر مسلم آنچه که از مدیریت وقت حاصل می شود فواید عدیده ای است که بعضی از صاحب نظران این مقوله به برخی از آن اشاره دارند:

۱- کاهش فشار روانی: دائم در حال شتاب بودن استرس آور است. در دنیای کاری امروزه وقت با ارزش است و به همین دلیل دوره های مدیریت زمان فراوان اجرا می شود. کوتاهی در برنامه ریزی و انتظار مسائل و مشکلات را داشتن تعداد بحرانها را در زندگی مدیریت افزایش می دهد هر بحرانی به بحرانهای دیگر و بیشتری می انجامد و سبب افزایش مقدار فشار عصبی و روانی (استرس) می شود.

هر اقدامی که بخواهید انجام دهید باید در قبال آن زمان مصرف کنید و اگر کاری بیش از آنچه که باید صرف کند به این معنی است که در حدود همان اندازه ای که بیشتر وقت گرفته وقت تلف شده است. و اگر این وقت تلف شده به گونه ای باشد که برنامه بعدی را دچار مخاره کند ناچار در تنگنای زمان قرار گرفته خود را در اضطراب می بینند.

از طرفی اسلامی (۱۳۷۳) هم به این موضوع اشاره دارد و می نویسد: علت اصلی فشارهای روانی درون انسان است. عمده فشارهای روانی به علت حساسیت های فردی است. وقتی فرد آنچه رادر نظر خود مجسم کرده و انتظار داشته و با واقعیت هماهنگ نمی بیند، دچار فشار عصبی می شود. بنابراین مدیریت زمان بخوبی می تواند از چنین فشارهایی که امروزه بر اکثر مدیران  وارد می شود جلویگری نماید و زمینه تازه ای را برای کنترل اصطراب و فشارهای روانی فراهم آورد.

یعنی بجای اینکه اجازه دهیم تحت فشارهای روانی خود گرفتار شدیم سپس راههای مقابله با آن را آزمایش کنیم بیاییم از زمان خود به نحوه موثرتری بهره گرفته ریشه اضطراب را بر کنیم.

۲- تعادل میان کار و زندگی خصوصی: بهره گیری از مدیریت زمان باعث می شود که فرد اوقات فراغت بیشتری داشته با وقت و حوصله بیشتر به امور خانه و خانواده بپردازد و از این رهگذر زندگی خود را متعادل تر سازد زیرا تقسیم اوقات بین کار و خانه بسیار عادلانه تر است تا همه اوقات را صرف کارخانه کردن.

علاوه بر این باید هر روز وقتی را برای تعمق در کارهای خود تفکر سازنده و استراحت ذهنی به خود اختصاص دهید. بر اساس طب درمان استرس افراد باید بتوانید ۱۵ درصد زمان کاری خود را به استراحت بپردازند. سعی نکنند بیش از حد کار کنند. از این رو تعادل میان کار خانه و استراحت الزامی است. این سه عامل به اندازه ای اهمیت دارند که اگر یکی از آنها نباشد زندگی نا متعادل می شود.

۳- خلاقیت و زایندگی شخصی: در خصوص نو آوری های متکی به زمان، راعی ۱۳۷۶ می نویسد: وقتی صحبت از نو آوریها می شود زمان اهمیتی اضافه می یابد. شرکتی که بتواند سه بار تندتر از رقبای خود محصولش را تولید کند و به بازار بفرستد از مزایای شایان توجهی بهره مند می شود. امروزه شرکتهای ژاپنی یکی پس از دیگری به این شیوه مدیریت روی آورده اند. در مورد تهیه اماکن مسکونی، سرعت عمل ژاپنی ها ۴ برابر در مورد مسائل غامض و ریزه کاریهای فنی، ژاپنی ها ۷ تا ۱۰ سال از رقبال خود جلوترند.

مکنزی (۱۳۷۵) هم معتقد است که با مدیریت زمان هر کس می تواند تا ۲ ساعت وقت در روز صرفه جویی کند یعنی ۱۰ ساعت در هفته و ۴۰ ساعت در ماه و به این ترتیب در ماه یک هفته و در سال ۱۲ هفته وقت اضافی داریم و اگر سازمانی وجود داشته باشد ه کارمندانش بجای ۱۲ ماه در تقویم سالیانه ۱۵ ماه داشته باشند چه کارها که نمی تواند بکند زیرا امروزه در دنیای کسب و کار معادل تولید و خلاقیت است و هر چه از زمان به نحو موثرتری استفاده شود بر خلاقیت افزوده می گردد.

۴- موفقیت در کسب هدفها: با داشتن هدف جهت حرکت تعیین می شود. اگر ندانید به کدام جهت می روید احتمال اینکه در جایی فرود آیید که آرزوی فرود در آنجا را نداشته اید، زیاد است.

با داشتن هدف است که می توانید آنچه را که قسمت شما، در پی دستیابی به آن است و یا متناسب با فعالیت های آن است را شرح دهید. کسانی که هدف و رنامه ندارند چون نمی دانند که چه باید بکنند لزوم مدیریت بر وقت خود را احساس نخواهند کرد.

آنها در واقع با مشکل زمان روبرو نیستند زیرا قصد حرکت به جایی را ندارند. اگر قرار است هدفی انتخاب شود باید زمان لازم هم برای رسیدن به آن در نظر گرفته شود تا حصول اهداف امکان پذیر باشد. افراد به زمان نیاز دارند تا به اهداف خود برسند و به اهداف نیاز دارند تا به موفقیت دست پیدا کنند این رابطه تنگاتنگ در مدیریت زمان از اهمیتی فراوان برخوردار است.

چون با از دست دادن زمان در واقع هیچ کاری نمی توان کرد. اهداف روشن حدود کار را تعیین می کند و ذهن و فعالیت شخص را برای انجام دادن آن متمرکز می سازد. بدون اهداف روشن ممکن است کارها کاملاً به طریقی غیر از آنچه منظور بوده است تمام شود. بنابراین نتایج حاصل از مدیریت زمان آنگاه مثمر ثمر خواهد بود که تصمیم بگیرید در مقصودی دیگر از آن استفاده کنید.

در غیر اینصورت وقت ذخیره شده چه چیزی را عایدتان می سازد کار بیشتر دغدغه بیشتر در حالیکه ارزش واقعیت مدیریت زمان تعالی بخشیدن به حیات آدمی در تمام ابعاد و زندگی آسوده تر و بهتر است، زیرا بدون هدف زندگی معنا و مفهومی نخواهد داشت و با تعیین هدف است که انسان بر انگیخته می شود تا در جهت حصول آن نقشی ایفا کند.

از این رو چهار عرصه فوق نشان می دهد که استفاده صحیح از زمان تا چه حد می تواند در بر کندن ریشته اضطراب و در برقراری تعادل منطقی بین امور کاری زندگی موثر باشد و تا چه میزان می تواند در افزایش خلاقیت و حصول اهداف از پیش تعیین شده تاثیر بگذارد.

پس از تعیین هدف آنچه که در مدیریت زمان حائز اهمیت است اولویت بندی کارها است بعد از آن در نظر گرفتن مناسب ترین زمان برای انجام آن. به قول مکنزی (۱۳۷۵) اگر واقعاً می خواهید از زمانی که در اختیار دارید به نحو مطلوب استفاده کنید برنامه ریزی وقت بهترین کاری است که می توانید انجام دهید به این ترتیب که هدفهای خود را مشخص و برای آنها مقاصدی تعیین نمائید سپس فعالیت های روزانه را به گونه ای تقسیم کنید که تحقق اهداف فوق را امکان پذیر سازد.

اسلامی (۱۳۷۳) معتقد است:

اگر در مدیریت وقت فرد ۲۰% از وظایف خود را انجام بدهد می تواند ۸۰% نتیجه را بدست آورد به این صورت که اگر یک مدیر از کارهای روزانه خود لیستی تهیه کند و آن مثلاً ده مورد باشد او می تواند امیدوار باشد که ۸۰% از کارهای مهم خود را با انجام دادن دو مورد از مهمترین موارد مندرج در لیست به انجام برساند.

قانون پارتو نشان می دهد که یک مدیر در تنظیم اوقات خود و برای استفاده بهتر از وقت باید همواره در فکر انجام دادن مهمترین کارها باشد. زیرا منابع و امکانات آدمی محدود است و باید به نحو منطقی و عقلانی مورد استفاده قرار گیرند. مدیر باید فکر خود را بر فعالیت هایی متمرکز سازد که بیشتری نتایج را عاید می سازد و از پرداختن به مسائل سطحی و حاشیه ای پرهیز کند.

علاوه بر این توجه به سیکل انرژی فرد در برنامه ریزی روزانه از اهمیت فراوانی برخوردار است. در این زمینه مکنزی ۰۱۳۷۵) می نویسد: « بسیاری از افراد اوقاتی از روز را با انرژی و توان جسمانی و فکری بیشتر کار می کنند و در مواقعی نیز غیر فعال تر هستند. بسیاری از آنها مثلاً بعد از صرف ناهار دچار کمبود انرژی می شوند صبح هنگام در ساعت چهار صبح می توانند پر توان و نیرومند از خواب بیدار شوند.

اصول مدیریت زمان

یکی از لازم ترین و مهمترین مباحث در موضوع مدیریت زمان آشنایی با اصول و قواعد آن و کسب مهارت برای بکارگیری این اصول در زندگی است. در همین زمینه نیلی پور (۱۳۸۶) در جلد یک کتاب مدیریت زمان مهمترین اصول و قواعده مدیریت زمان را بشرح ذیل بیان می کند:

۱- اصل برنامه ریزی برای کوچک ترین واحد زمان

۲- اصل استفاده از برنامه ریزها در استفاده از زمان

۳- اصل اولویت بندی کارها

۴- اصل هدفمندی و هدف گزاری (کلید طلایی مدیریت زمان)

۵- اصل واگذاری وظایف

۶- اصل توجه به امروز

۷- اصل استراحت منظم

۸- اصل ۲۰/۸۰ قانون پارتو (۲۰% کار مفید ۸۰% پیشرفت برای شما)

۹- اصل عمل بجای گفتن

۱۰- اصل توجه به اولین تا آخرین دقیقه ها

۱۱- اصل استفاده از اوقات سوخته (صص ۳۵-۱۵)

نیلی پور (۱۳۸۶) در جلد دوم مدیریت زمان به بیست و شش اصل دیگر از اصول مدیریت زمان به شرح اشاره داشتند:

۱- اصل تنافس( به معنای تلاش دو انسان است که هر کدام می خواهد شیء نفیسی را که برای دیگری است در اختیار بگیرد).

۲- اصل سهر و سحر(سهر به معنای بیداری در شب و سحر به معنای وقت مخصوص نزدیک به طلوع فجر است).

۳- اصل اندیشه سپس عمل

۴- اصل کار در شرایط زیر صفر

۵- اصل مدیریت زمان حتی در خانه

۶- اصل شناخت بهترین و مناسب ترین زمان ها

نگاه به مدیریت زمان از منظر دین

زمان و استفاده صحیح از آن آنقدر مهم و قابل ارزش می باشد که خداوند حکیم در قرآن مجید به آن قسم می خورد و می فرمایند: عمر خود را به خسران و زیان نگذرانید و در برنامه آن برنامه ریزی نمایید و آن را به بهائش معاوضه نمایید. (سوره عصر آیات ۱ و ۲)

اصلی پور (۱۳۷۷) به برخی از اصول مدیریت و رهبری از دیدگاه نهج البلاغه اشاره کرده که یکی از آن اصول اصول عمل کردن طبق برنامه و زمان است در این اصل گفته شده حضرت علی (ع) در حکمت ۴۰۳ می فرمایند: «کسی که به کارهای مختلف می پردازد نقشه و پیش بینی هایش به جای نمی رسد. (ص ۸۱).

حضرت علی در بخشی از فرمان مبارک خود به مالک اشتر می فرمایند:

کار هر روز را در همان روز انجام بده زیرا برای هر روز موقعیتی است (نهج البلاغه، ترجمه ارفع، ۱۳۷۹، ص ۱۱۱۳)

اینکه امیر المومنین (ع) می فرماید: زیرا برای هر روز موقعیتی است مبنای بسیار متین برای وظیفه مزبور می باشد چنانکه دیروز برای خود از نظر امکانات و عمل و معلومات و قدرت انجام دهنده کار و غیره موقعیت خاصی داشته است و ممکن است امروزه همه آنها یا مقداری از آنها منقضی یا دگرگون گردد که موجب فرصت یا از دست رفتن توانایی انجام کار بوده باشد و هم چنان امروز نیز با نظر به امور فوق موقعیت مخصوص به خود را دارد که امروز با نظر به آن موقعیت قابل تحقیق و فردا همین طور.

همچنین حضرت می فرمایند:

بپرهیز از شتابزردگی در امور پیش از آنکه وقتش رسیده باشد و بپرهیز از سستی و ضعف اراده در موقع الامکان اقدام به امر .

یکی از وضایف بسیار مهم زمامداری حفظ متانت و آرامش در اقدام به امور زمامداری است که بشر در طول تاریخ پشت سر گذاشته است چه شرقی و چه غربی خواه در امور سیاسی و خواه در امور اقتصادی و جنگی و از تخلف از دو اصل مزبور (شتاب و اقدام به یک امر پیش از رسیدن به موقعیت آن و تاخیر و درنگ در اقدام به امری که موقعش رسیده و در حال از دست رفتنش است) صدمه ها دیده و امتیازاتی را از دست داده که چه بسا در سرنوشت تاریخی او موثر بوده است.

دستور مبارک امام علی (ع) هشدار جدی به زمامدار است برای متذکر ساختن او به لزوم درک و شناخت موقعیت اقدام و امور از راه بیان این دو اصل. (هم شتابزدگی در امور پیش از رسیدن موقع آن خطا است و هم تاخیر و درنگ از اقدام به امری که وقتش رسیده و در معرض زوال و خروج از اختیار آدمی است غلط است)

مولای متقیان حضرت علی (ع) که خود شاگرد شایسته پیامبر اسلام (ص) و در کلاس تربیت قرآن شریف شخصیت با عظمتش شکل گرفته است در مدیریت اجتماعی سیاسی تقسیم کار و توزیع و تنظیم وقت را همیشه مد نظر داشت و مدیران دستگاه اجرایی را به رعایت این اصل موفقیت آور توصیه می فرمود. چنانکه در ضمن سخنان گرانقدرش به مالک اشتر می فرماید:

مقداری از وقت خویش را برای مراجعه کنندگان نیازمند قرار بده و خود را برای نشیدن سخنانشان آماده ساز در جمع آنان بنشین و برای خوشنودی خداوندی که تو را آفریده در برابرشان فروتن باش و سپاهان و همکاران و نگهبانان و پاسداران خویش را از حضور در مجلس دور بدار تا بدون ترس و نگرانی سخن دل خویش را بگویند.

هنگامی که حضرت علی (ع) در دستور عمل حکومتی خود به مالک اشتر طبقات جامعه را از نظر مسئولیت به ارتشیان و کارمندان دولت، بازرگانان صنعتگران اهل ذمه و قضات و مستمندان دسته بندی می کند در پایان این بخش سخن به نکته ای اساسی در امر مدیریت توجه می دهد و می فرماید:

ای مالک برای هر یک از این گروه های اجتماعی به آن مقدار که کارشان اصلاح گردد بر حاکم و مدیر حقی است. بنابراین، مدیر باید زمان را نسبت به کارها و مراجعاتش تقسیم کند. برای هر یک از کارها زمان خاصی را منظور بدارد تا هم از نظر دقت با کمبود رو برو نشود و هم از نظر رسیدگی به کارها مجبور به حذف بعضی از آنها نباشد.

لحظه های گرانبهای زندگی که مجموعاً عمر انسان را تشکیل می دهند دارای ارزش های فراوانی هستند که توجه و آگاهی و بهره برداری صحیح و مناسب از این لحظه ها موجب رشد و تعالی را فراهم و غفلت و بی خردی بزرگترین خسارت را نصیب انسان خواهد کرد.

نکته قابل توجه این است که اسلام می کوشد به پیروانش چنین تعلیم دهد تا این لحظه را تنها در یک جهت به کار نگیرند، زیرا زندگی را انتخاب می کند. او باید با هویاری و مراقبت هر چه تمامتر سرمایه وقت را بگونه ای توزیع نماید که همه ابعاد زندگی اشباع شود.

احیاناً با عدم صحیح توزیع وقت بخشی از زندگی مورد بی مهری قرار نگیرد که در نتیجه به مجموعه زندگی لطمه وارد می آید.

حدیثی از امیرالمومنین (ع) از غررالحکم است که فرموده اند:

«کسی که زمان را بشناسد، از آمادگی غافل نمی ماند» (اصلی پور، ۱۳۷۷، صص۸۶-۸۵).

زمان از پول ارزشمندتر است. زمان چیزی است که نمی توان آن را تولید کرد. اگر از یک ساعت حتی یک دقیقه از وقت درست بهره گیری نشود، فرصت دوباره برای استفاده از آن به وجود نخواهد آمد. ممکن است منابع مادی از دست رفته را دوباره به دست آورد اما عمر و لحظه لحظه زندگی از دست رفته، دیگر به دست نخواهد آمد.

مدیریت زمان و استفاده و بهره گیری درست از زمان یکی از موارد مهم در مدیریت است. بی توجهی و ارزان تلقی کردن زمان، امروز و فردا کردن، اولویت بندی نکردن، بی برنامگی، تمرکز در امور و دخالت در تمام ریزه کاری ها از جمله عوامل اتلاف زمان می باشند.

زمانی که در آن زندگی می کنیم با سرعت در حال حرکت و دگرگونی است. بنابراین سازمان های آینده با امروز تفاوت خواهند داشت. موقعیت، هنگامی به دست می آید که پیچیدگی های فزاینده زمان درک شود.

فرصت های فراوانی در پیش روی ما وجود دارد که باید از آن استفاده کرد. باید تمام فرصت ها حتی فرصت های کوچک را شناخت و توان بهره برداری از آنها را تقویت کرد. زیرا فرصت های کوچک وقتی در کنار هم قرار گیرند، به فرصت های بزرگ تبدیل می شوند. همان گونه که مخاطرات و سختی ها در کمین ما هستند، فرصت ها نیز در انتظار ما قرار دارند. حضرت علی (ع) می فرماید:

«بی گمان، فرصت ها همانند ابری زودگذر می گذرند. پس هرگاه فرصتی در انجام کارهای خیر به دست می آورید، آن را غنیمت شمرید و از آن خوب بهره برداری کنید» (احمدی، ۱۳۸۳، ص۱۱۲).

امام کاظم (ع) در خصوص تقسیم وقت و استفاده درست و بجا از زمان می فرماید:

«بکوشید در این که وقت شما به چهار بخش تقسیم گردد: وقتی را برای مناجات با خداوند متعال، وقتی هم برای کار و تأمین معاش، وقتی هم برای معاشرت با برادران و افراد مورد اعتمادی که عیب هایتان را به شما می شناسانند و در دل شما را دوست دارند و ساعتی هم برای درک لذت های حلال» (احمدی، ۱۳۸۳، ص۱۱۲).

کودک پس از گذشت مدت زمان معینی از مادر متولد می شود. تولد قبل از زمان معین و یا تأخیر تولد هر دو آفت زا هستند. کودک سالم به موقع معین متولد می شود نه زود و نه دیر. میوه در زمان معین می رسد، قبل از آن اگر چیده شود کال خواهد بود و اگر در غیر موقع خودش بچینند میوه فاسد شده از بین خواهد رفت.

مدیران باید توجه داشته باشند که هر کاری زمان و وقت معینی دارد. مدیر پر قدرت کسی است که زمان شناس بوده، بداند که چه موقع کار را انجام دهد و اگر پس از فوت وقت آن کار را انجام دهد آن کار با موفقیت به انجام نخواهد رسید.

زمان یک واقعیت عینی و خارجی است و نمی توان آن را نادیده گرفت. لذا برای بلوغ انسان ها نیز زمان معینی در نظر گرفته شده است و از همین رهگذر بلوغ های زودرس و یا دیررس هر دو آفت زا هستند.

انجام هر کاری نیاز به زمان معینی دارد. اگر در زمان خودش انجام شود مفید و سودمند خواهد بود و اگر از وقتش گذشته شد زیانبار خواهد بود. غذا خوردن یک واقعیت خارجی است اما زمان معینی دارد، اگر در موقع خودش انجام شود لذت بخش خواهد بود و اگر زودتر یا دیرتر انجام شود در عین فقدان لذت اساساً زیان بار خواهد بود.

لذا پیشوایان دینی دستور داده اند که تا گرسنه نشدی غذا نخور و پیش از سیری دست از غذا بکش یعنی غذا خوردن و ترک غذا هر دو دارای وقت معینی هستند.

با توجه به این نکته معلوم می شود که انجام کار به تنهایی نمی تواند مطلوب باشد بلکه باید مطالعه کرد که ظرفیت زمانی انجام آن چه کار وقت است تا در همان موقع به انجام آن پرداخت. بسیاری از کارها انجام می شود و نتیجه مطلوب عاید نمی گردد زیرا در ظرف زمانی خودش انجام نیافته و بدون توجه به ویژگی زمان به انجام آن پرداخته شده است.

به عنوان مثال، تشویق و تهدید کارمند زمان خاصی دارد، اگر تشویق در غیر زمان خودش انجام شود علاوه بر اینکه سودمند بود بلکه زیان آور نیز خواهد بود. پس یکی از شرایط اساسی مدیریت درک و شناخت زمان است. مدیر باید زمان شناس بوده کارها را در موقع خودش انجام دهد.

بنابراین زمان انجام کار اهمیت فراوانی دارد. مدیران و رهبران کارهایی را که می خواهند انجام دهند باید به اوقات و زمان نیز وقوف داشته باشند تا هر کاری در موقع خودش انجام گیرد تا آن کار بطور شایسته ای انجام گیرد. برخی از مدیران که در کارهای خود ناموفق هستند در مواردی علت این ناکامی ها معلول عدم درک و شناخت زمان است، یعنی بدون توجه به زمان کار را انجام می دهند و بهره و سودی از انجام آن نمی برند.

همانطور که خداوند برای عبادت و طاعات بندگان زمان های خاصی قرار داده و چنانچه نمازهای یومیه در اوقات معینی و روزه در ماه رمضان انجام می شود هر کاری همه باید در ظرفیت زمانی خودش انجام گیرد تا مفید و سودمند باشد.

بنابراین در برابر ویژگی هایی که مدیر دارای آن می باشد باید مدیر فردی زمان شناس بوده، بداند که زمان انجام کارها در چه مواقعی است، درست در همان موقع به انجام آن کار بپردازد.

در روایات اسلامی به همه انسان ها تأکید شده است که در انجام امور دقیقاً همه مسائل را مورد دقت و بررسی قرار داده تلاش نمایند که کارها را در مواقع خودش انجام دهند.

امام جعفر صادق (ع) می فرماید:

«به ثبات و استواری سلامت وجود دارد. پریشانی در پرتو شتاب زدگی است و هر که در غیر وقت و زمان کاری را انجام دهد همانند آن است که کسی در غیر موقع به بلوغ رسیده باشد.»

با توجه به این روایت معلوم می شود انجام کارها همانند دوره بلوغ دارای وقت و زمان مشخصی است و حتماً باید در زمان خودش انجام شود.

پیامبر بزرگوار (ص) فرمود:

«همانا مردم با شتابزدگی به هلاکت می رساند و اگر مردم با طمأنینه و دقت در کارها اقدام می کردند احدی به هلاکت نمی رسید.»

در مورد دیگری پیامبر اسلام (ص) فرمودند:

«تأنی و تأمل از پروردگار است و شتاب زدگی از شیطان است.»

مدیران باید توجه داشته باشند که هر گونه شتاب زدگی در انجام کار (علاوه بر آنکه آن کار را از درجه اعتبار ساقط می سازد اساساً حیثیت و ارزشمندی مدیر را هم به باد می دهد) (رشیدپور، ۱۳۶۵، ص۱۴۴-۱۴۰).

مطلب مشابه :  تجربیات آموزشی معلمان ابتدایی | کاملترین نمونه های رایگان سال تحصیلی 97-98