روشهای سنتی برای سنجش اثربخشی سازمانی

دفت معتقد است در سنجش یا اندازه گیری اثربخشی سازمان، بخش های مختلف مورد توجه قرار می گیرند. سازمان ها منابع مورد نیاز خود را از محیط می گیرند، آنها را به صورت محصول در می آورند و به محیط بر می گردانند.

 

 

 

۱- روش مبتنی بر  تأمین هدف[۱]:

برای سنجش یا اثربخشی سازمان با استفاده از روش مبتنی بر هدف، باید هدفهای تولیدی سازمان را شناسایی و مشخص نمود و آن گاه میزان هدف های  تأمین شده را اندازه گیری کرد. این یک روش منطقی است، زیرا سازمان ها همواره می کوشندتا به سطح یا میزان معینی از تولید، سود یا جلب رضایت مشتری و ارباب رجوع دست یابند. در اجرای این روش میزان پیشرفت در جهت  تأمین هدف ها اندازه گیری می شود. هدف های عملی از جمله هدف های مهمی هستند که در این روش مورد توجه قرار می گیرند. هدف های عملی نشان دهنده فعالیت هایی هستند که سازمان واقعا آنها را انجام می دهد. چنین به نظر می رسد که برای سنجش اثربخشی سازمان، منطقی ترین راه این است که از روش مبتنی بر هدف استفاده شود. اثربخشی سازمان را به این صورت تعریف کرده اند: توان سازمان در  تأمین هدف هایش. ولی تعیین معیار یا شاخص واقعی برای تعیین اثربخشی مسأله ی چندان ساده ای نیست. معمولا سازمان ها چندین هدف دارند، از این رو نمی توان گفت که برای تعیین اثربخشی تنها باید از یک شاخص منحصر به فرد استفاده کرد. برخی از هدف ها جنبه ذهنی دارند و باید آنها را به حساب مدیرانی گذاشت که در درون آن سازمان هستند. کسی که این محاسبات را انجام می دهد و می خواهد قضاوت نماید، به هنگام استفاده از روش مبتنی بر  تأمین هدف، به منظور سنجش یا اندازه گیری اثربخشی سازمان باید از این گونه مسائل آگاهی داشته باشد و در فرایند ارزیابی خود آنها را رعایت کند (دفت، ترجمه پارساییان و اعرابی، ۱۳۹۱).

۲- روش مبتنی بر  تأمین منابع[۲]:

در اجرای این روش به بخش مصرف ( بخش ورودی) سازمان توجه می شود. سازمان این اقلام را از محیط می گیرد و وارد مرحله تبدیل می کند. اساس روش مزبور بر این فرض گذاشته شده است که سازمان در تحصیل و تامین منابع مورد نیاز و نیز در حفظ و نگه داری سیستم سازمانی باید موفق باشند، تا بتواند در وضعی اثربخش باقی بماند. سازمان ها باید منابع ارزشمند و کمیاب را از سایر سازمان ها بگیرند. از دیدگاه سیستمی، اثربخشی سازمان به این صورت تعریف می شود: توانایی شرکت ( چه مطلق و چه نسبی) در بهره برداری از محیط خود در راه تحصیل و تأمین منابع ارزشمند و کمیاب. شاخص هایی که با آنها اثربخشی سیستم  تأمین منابع سازمان مورد ارزیابی قرار می گیرند از این قرار ند:

۱- توان سازمان در بهره برداری از محیط و  تأمین منابع کمیاب و ارزشمند.

۲- توان سیستم تصمیم گیری سازمان در درک و تفسیر درست از ویژگی های واقعی محیط خارج.

۳- توان سازمان در ارائه واکنش مساعد در برابر تغییراتی که در محیط رخ می دهد.

چنین به نظر می رسد که توان سازمان در تحصیل و  تأمین منابع، به اندازه شیوه استفاده کردن و بهره مند شدن از آنها اهمیت نداشته باشد. هنگامی که نتوان به شاخص های دیگری از عملکرد دست یافت، روش مبتنی بر  تأمین منابع، مفید واقع خواهد شد (همان منبع).

مطلب مشابه :  ايجاد شرايط لازم جهت انگيزش دروني

۳- روش مبتنی بر فرایند درونی[۳]:

در این روش اثربخشی یعنی میزان سلامت و کارایی سازمان. یک سازمان کارآمد، فرایند درون سازمانی یکپارچه، بی دغدغه و هماهنگ دارد، به گونه ای که کارکنان و اعضای آن احساس خوشی و رضایت می کنند. دوایر سازمانی دست به دست هم می دهند تا بهره وری را به بالاترین حد برسانند. در اجرای این روش به محیط خارجی توجهی نمی شود. رکن اصلی این روش بر پایه کاری گذاشته شده است که، سازمان با منابع موجود خود می کند، و این اقدام به صورت سلامت درون سازمانی و کارایی متجلی می گردد. بهترین نمونه های این روش الگوهایی است که در رابطه با روش های مبتنی بر روابط انسانی در سازمان ارائه شد. علائم یک سازمان کارا از این دیدگاه به شرح زیر است:

۱- وجود یک فرهنگ بسیار قوی و غنی وجودی مساعد در سازمان.

۲- روحیه همکاری، وفاداری به گروه و کار گروهی.

۳- اعتماد، اطمینان، تفاهم و رابطه متقابل بین کارکنان و مدیریت سازمان .

۴- تصمیم گیری در کنار منبع اطلاعاتی، صرف نظر از اینکه منابع اطلاعاتی در کجای نمودار سازمان قرار گرفته باشند.

۵- وجود ارتباطات قوی در سطوح افقی و عمودی سازمان، همدردی و همدلی با اعضای سازمان در امور.

۶- دادن پاداش به مدیران متناسب با عملکرد، رشد و توسعه ی زیردستان و نیز ایجاد یک گروه کاری کارآمد.

۷- رابطه متقابل (تعامل) بین اعضای سازمان و اجزای آن و حل مسائل و تضادهایی که در اجرای طرح ها بین مجریان و اعضاء به وجود می آید ( البته به نفع سازمان).

روش مبتنی بر فرایند درونی هم بدون عیب نیست و کاستی هایی دارد. در اجرای این روش نمی توان رابطه ی کل تولید و سازمان را با محیط خارج ارزیابی کرد. همچنین معمولا قضاوت در مورد سلامت داخلی سازمان و کارکرد خوب آن به صورت ذهنی صورت می گیرد، زیرا بسیاری از اقلام مصرفی و فرایند درون سازمانی را نمی توان به صورت کمی درآورد. روش مبتنی بر فرایند درونی سازمان نکات مثبتی هم دارد. ولی مدیران باید همواره متوجه باشند که کارایی سازمان دیدگاه محدودی از اثربخشی سازمان را ارائه می کند (همان منبع).

 

روشهای نوین برای اثربخشی سازمانی

در این روشها چندین شاخص اثربخشی در یک چهارچوب منحصر به فرد ادغام می شوند.

۱- روش مبتنی بر  تأمین رضایت گروه های ذی نفع[۴]:

جدیدترین دیدگاه ارائه شده در خصوص اثربخشی سازمانی رویکرد ذی نفعان استراتژیک است. از این دیدگاه، سازمانی اثربخش است که خواسته های عوامل محیطی خود را که تداوم حیات سازمان مستلزم حمایت آنها است، برآورده کند. گروه ذی نفع یکی از گروه های داخل یا خارج از سازمان یا سازمان دیگری است که در عملکرد سازمان نقش و سهمی دارد (رابینز، ترجمه الوانی و دانایی فرد، ۱۳۹۱). تعیین میزان رضایت این گروه ها به عنوان شاخص عملکرد سازمان به حساب می آید. هریک از این گروه های ذی نفع، برای محاسبه اثربخشی دارای شاخص ویژه ای می باشد. زیرا، منافع ویژه ای در سازمان دارد. برای تعیین اینکه آیا سازمان از دیدگاه یک گروه خاص عملکرد خوبی داشته است یا خیر باید روی آن گروه تحقیق کرد. مزیت روش مبتنی بر رضایت گروه های ذی نفع این است که در اجرای روش مزبور با دیدگاه بسیار وسیع تری به اثربخشی سازمان توجه می شود و عوامل محیطی و درون سازمانی مورد ارزیابی قرار می گیرند. (دفت، ترجمه پارساییان و اعرابی، ۱۳۹۱). این دیدگاه از آنجایی که به عوامل محیطی توجه می کند، شبیه دیدگاه سیستمی است. اما تفاوت آنها در این است که دیدگاه عوامل یا حوزه های استراتژیک- همانطور که از عنوانش پیداست – صرفا می خواهد خواسته های کسانی را که در محیط سازمان قرار داشته و می توانند بقای سازمان را تهدید کنند را برآورده نمایند. دلیلی ندارد همه عوامل محیطی در نظر گرفته شود، تنها عواملی در نظر گرفته می شود که دارای نیروی قوی بر سازمان هستند و می توانند تداوم و حیات سازمان را به خطر بیاندازند (دفت، ترجمه پارساییان و اعرابی، ۱۳۸۵).

مطلب مشابه :  دوربین مداربسته چیست

۲- روش مبتنی بر ارزش های رقابتی[۵]:

دو پژوهشگر به نامهای رابرت کویین و جان رورباخ[۶] شاخص های عملکرد مختلف را که مورد استفاده مدیران و پژوهشگران قرار می گیرد در هم ادغام کردند و برای تعیین اثربخشی سازمان روشی را به نام روش مبتنی بر ارزش های رقابتی ارائه کردند. در اجرای این روش یک گروه متخصص فهرستی جامع از شاخص های عملکرد تهیه کردند و به آنها  نمره دادند (دفت، ترجمه پارساییان و اعرابی، ۱۳۹۱).

در اجرای این روش شاخص هایی ارائه شد که نمایانگر ارزش های رقابتی در سازمان هستند:

نخستین بعد ارزشی سازمان همان تعیین “کانون توجه[۷]” آن است، یعنی اینکه آیا ارزش های مورد نظر مربوط به مسائل بیرونی یا درونی سازمان می باشند. آنگاه که مدیران روی مسائل درون سازمان متمرکز شود، او به مسئله رفاه، بهبود و کارایی کارکنان توجه می کند. ولی اگر مدیریت به مسائل بیرون از سازمان توجه کند، در واقع خود سازمان را از نظر محیط مورد توجه قرار می دهد.

دومین بعد ارزشی به “ساختار[۸]” سازمان مربوط می شود. یعنی اینکه ثبات و پایداری که با انعطاف پذیری مغایر است، در کانون توجه قرار می گیرند. توجه کردن به ثبات و پایداری مشابه الگوی مکانیکی و انعطاف پذیری مشابه الگوی ارگانیک است.

سومین بعد ارزشی “افق زمانی[۹]” است که به وسایل و امکانات سازمان در مقابل نتایج نهایی سازمان مربوط می شود. اولی به فرایند درونی سازمان در بلند مدت و دومی به نتایج نهایی کوتاه مدت تاکید می کند (تامپکینز[۱۰]، ۱۳۸۶).

 

ابعاد ارزشی از نظر ساختاری و کانون توجه مدیریت، در جدول ۲-۷ ارائه شده اند. با ادغام یا ترکیب این ابعاد، چهار الگو به دست می آید که می توان با استفاده از آنها اثربخشی سازمان را محاسبه کرد. هر الگویی نشان دهندهً تاکید و توجه خاص مدیریت، به سازمان است.

الگوی مبتنی بر سیستم های باز[۱]: نشان دهنده توجهی است که به عوامل خارجی و ساختار انعطاف پذیر می شود. پیشرفت و  تأمین منابع، از هدف های اولیه مدیریت می باشند. مدیریت از مجرای  تأمین هدف های فردی، مثل انعطاف پذیری، در آماده باش کامل به سر بردن و داشتن دیدگاه مساعد نسبت به ارزشهای خارجی، هدف های مورد نظر را  تأمین می کند. در این الگو ارزش اصلی یا حاکم عبارتست از ایجاد یک رابطه خوب با محیط به منظور دستیابی و  تأمین منابع و در نتیجه رشد سازمان. این الگو از جهاتی مشابه الگوی تامین منابع است که پیش از این مورد بحث قرار گرفت.

مطلب مشابه :  نظریات مربوط به اشتیاق شغلی

الگوی مبتنی بر هدف های بخردانه[۲]: ارزش های مدیریتی نشان دهندهً کنترل ساختاری و توجه به عوامل خارجی است. هدف های اصلی مدیریت عبارتند از بهره وری، کارایی و سود. سازمان می خواهد از یک روش کنترل شده به هدف های فرعی دست یابد. هدف های فرعی[۳] که راه رسیدن به هدف های اصلی را همواره می کنند عبارتند از برنامه ریزی داخلی و تعیین هدف برای سازمان. اینها ابزارهای مدیریت بخردانه هستند. الگوی مزبور مشابه روش مبتنی بر هدف است که پیش از این مورد بحث قرار گرفت.

جدول ۲-۷ چهار الگوی ارزشهای اثربخشی. منبع: دفت ترجمه پارساییان و اعرابی، ۱۳۹۱٫

ساختار

انعطاف پذیری

الگوی مبتنی بر سیستم های باز

ارزشهای هدف: رشد،  تأمین منابع

هدف های فرعی: انعطاف پذیری، در حال آماده باش به سر بردن، ارزشیابی عوامل خارجی

خارجی

الگوی مبتنی بر روابط انسانی

ارزشهای هدف: رشد منابع انسانی

هدف های فرعی: حفظ انسجام انسانی، بالا بردن روحیه افراد، آموزش

داخلی

الگوی مبتنی بر هدف های عقلانی

ارزشهای هدف: بازدهی، کارایی، سودآوری

هدف های فرعی: برنامه ریزی و تعیین هدف

الگوی مبتنی بر فرایندهای درونی

ارزشهای هدف: ثبات و پایداری، حفظ تعادل

هدف های فرعی: اطلاعات مدیریت، ارتباطات

کنترل

الگوی مبتنی بر فرایندهای درونی[۴]: این الگو نشان دهنده ارزش هایی است که در راستای عوامل درونی و کنترل ساختاری قرار دارند. نخستین نتیجه ای که از اجرای الگوی مزبور به دست می آید یک محیط پایدار سازمانی است که به روشی معقول و متناسب با محیط، خود را حفظ می کند. سازمان هایی که وضع خود را در محیط به خوبی تثبیت کرده باشند و تنها هدفشان این باشد که خود را در وضع کنونی نگهدارند، می توانند از این الگو استفاده کنند. هدف های فرعی الگوی مزبور عبارتند از وجود سیستم ارتباطی موثر، مدیریت اطلاعات و تصمیم گیری.

 

الگوی مبتنی بر روابط انسانی[۵]: در برگیرنده ارزش هایی است که در ساختار انعطاف پذیر و به هنگام توجه کردن به امور داخلی مورد سازمان مورد توجه قرار می گیرند. در اجرای این الگو که مدیریت به توسعهً منابع انسانی توجه می کند به کارکنان فرصت های لازم برای پیشرفت و آزادی عمل داده می شود. هدف های فرعی که مدیریت سازمان در پی  تأمین آنها بر می آید عبارتند از وحدت و انسجام، افزایش روحیه و ایجاد فرصت های آموزشی در کارکنان. سازمان هایی که چنین الگویی را به اجرا در می آورند بیشتر به کارکنان و بهبود وضع آنها توجه می کنند ( و نه به محیط) (دفت، ترجمه پارساییان و اعرابی، ۱۳۹۱).

[۱]. Open system model

[۲]. Rational goal model

[۳]. Sub goal

[۴]. Internal process model

[۵]. Human relations model

[۱]. Provide objective  approach

[۲]. Financing approach

[۳]. Internal process approach

[۴]. Satisfaction interest group approach

[۵]. Competing values approach

[۶]. Robert Quinn and John Rohrbaugh

[۷]. Spotlight

[۸]. Structure

[۹]. Time horizon

[۱۰]. Tompkins

[۱۱]. Open system model